Vordruckverzeichnis und Verwaltungsunterlagen

Stöppken-St.-Martin-Sonderstab für Sicherheit und Spazierordnung n. e. V.

Arbeitsstand: 15. Oktober 2026. Unausgefüllte Vorlagen zu einem nicht beschlossenen Satzungsentwurf. Keine Vorlage belegt einen tatsächlichen Antrag, eine Aufnahme, einen Beschluss oder eine Vereinsgründung. Formulare nach dem tatsächlichen Satzungsbeschluss abgleichen. Ausgefüllte Unterlagen und personenbezogene Angaben ausschließlich intern verwahren.

Vordruckverzeichnis

• A-01 Aufnahmeantrag und A-02 Aufnahmeentscheidung: gesondertes Dokument „Antrag auf Aufnahme“
• A-03 Austrittserklärung und Eingangsbestätigung
• A-04 Vermerk über den Abschiedsvers
• S-01 Sachantrag und Beschlussvermerk
• F-01 Ausgabenantrag und Bewilligung
• F-02 Antrag auf Auslagenerstattung
• V-01 Einladung zur Mitgliederversammlung
• V-02 Versammlungsprotokoll
• V-03 Wahlfeststellung und Wahlannahme
• G-01 Feststellung des Laternenbestands zur Gründung
• K-01 Einnahmen- und Ausgabenbeleg
• Die gesonderten Gründungsvorlagen umfassen Tagesordnung, Vorbereitungscheck und Gründungsprotokoll. Einladung zur Gründung und Anwesenheitsliste bleiben interne Leervorlagen.

Aktenzeichen dienen der Zuordnung. Ihr Fehlen macht eine ansonsten wirksame Erklärung nicht unwirksam. Inhaltlich gleichwertige Erklärungen in der erforderlichen Form bleiben zulässig. Ein interner Bewilligungsvermerk ersetzt keine Vertretungsmacht und schließt gesetzliche Haftung nicht aus.

A-03 / Austrittserklärung und Eingangsbestätigung

Name des Mitglieds: _______________________________________________

Kontakt für die Bestätigung: ______________________________________

Hiermit erkläre ich meinen Austritt aus dem Verein zum nächstmöglichen satzungsmäßigen Zeitpunkt. Abweichender gewünschter Termin, soweit zulässig: ____________________

Datum / Name der erklärenden Person: ______________________________

Übermittlung in Textform an Vorstandsmitglied: ____________________

Vom Vorstand auszufüllen: Zugang der Erklärung am __________________

Berechneter Vollmondtermin einschließlich Uhrzeit: ________________

Verwendete astronomische Quelle: __________________________________

Ablauf der Höchstfrist / wirksamer Austrittstermin: _________________

Bestätigung versandt am / durch: __________________________________

Die Bestätigung und die Erfüllung der Abschiedspflicht sind keine Wirksamkeitsvoraussetzungen. Fristlose Beendigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Die konkrete Vollmondregel ist im Entwurf noch rechtlich zu prüfen.

A-04 / Vermerk über den Vortrag des Abschiedsverses

Name des austrittswilligen Mitglieds: ______________________________

Datum / Art des persönlichen Vortrags: _____________________________

Empfangendes Mitglied: ____________________________________________

Auswendig und ohne Hilfe vorgetragen: Ja / Nein / nicht feststellbar

Vermerk durch / Datum: ____________________________________________

Der Wortlaut ist § 4 des Satzungsentwurfs zu entnehmen. Dieser Vermerk ist keine Vorlage für den Vortrag. Gründe für einen Entfall, Gesundheitsangaben, Diagnosen und Nachweise werden weder abgefragt noch dokumentiert. Ein fehlender Vortrag oder Vermerk verschiebt den Austritt nicht und begründet keine Geldforderung.

S-01 / Sachantrag und Beschlussvermerk

Antragstellende Person / Datum: ___________________________________

Gegenstand: ______________________________________________________

Beantragter Beschluss, genauer Wortlaut: __________________________

__________________________________________________________________

Begründung / gegebenenfalls finanzielle Auswirkungen: ______________

__________________________________________________________________

Zuständiges Organ / Beratungstermin: _______________________________

Beschlusswortlaut / Änderungen: ___________________________________

Stimmen: Ja _____ Nein _____ Enthaltungen _____ Ungültig _____

Ergebnis / Dokumentation im Protokoll unter: _______________________

Zuständige Person / Frist für Umsetzung: ___________________________

Dieser Vordruck ersetzt weder eine erforderliche Einladung mit Tagesordnung noch eine satzungsmäßige Mehrheit.

F-01 / Ausgabenantrag und Bewilligung

Antragstellende Person / Datum: ___________________________________

Vorgesehene Beschaffung oder Ausgabe: ______________________________

Bezug zur jährlichen Begleitung des Martinszugs oder Verwaltung: ____

__________________________________________________________________

Voraussichtlicher Gesamtbetrag / Finanzierung: _____________________

Geeigneter vorhandener Gegenstand geprüft / Ergebnis: ______________

Bewilligter Mittelrahmen / zugrunde liegender Beschluss: ___________

Zuständiges Organ / Entscheidungsdatum: ____________________________

Bewilligt / abgelehnt / zurückgestellt: ____________________________

Höchstbetrag / Bedingungen: _______________________________________

Beauftragte vertretungsberechtigte Person: _________________________

Vor Bewilligung keine Zahlungspflicht eingehen. Ohne bewilligten Mittelrahmen ist nach dem Entwurf ein Beschluss der Mitgliederversammlung erforderlich. Gesetzliche Stimmverbote und Vertretungsregeln beachten.

F-02 / Antrag auf Auslagenerstattung

Antragstellende Person / Datum: ___________________________________

Anlass / vorherige Bewilligung vom: ________________________________

Belegnummer / Belegdatum / Betrag: _________________________________

Zweck der Ausgabe: ________________________________________________

Gesamtbetrag / Anzahl beigefügter Belege: __________________________

Zahlungsdaten, ausschließlich intern: ______________________________

Entscheidendes Organ / Datum / Stimmverbote berücksichtigt: _________

Bewilligter Erstattungsbetrag / Begründung bei Abweichung: __________

Auszahlung am / Zahlungsnachweis: __________________________________

Geprüft und dokumentiert durch: ___________________________________

Keine Entscheidung über ein Rechtsgeschäft mit sich selbst entgegen einem gesetzlichen Stimmverbot. Die Vorlage begründet keinen automatischen Erstattungsanspruch.

V-01 / Einladung zur Mitgliederversammlung

Vor Versand vollständig ausfüllen. Nicht versandfertig.

Einladender Vorstand / Kontakt: ___________________________________

Art: ordentlich / außerordentlich / hybrid / zulässige virtuelle Form

Datum / Uhrzeit / Ort oder Zugang: _________________________________

Einladung übermittelt am / Versandweg: _____________________________

Rechtzeitiger Zugang für alle Mitglieder geprüft durch: ____________

Vorgesehene Tagesordnung und konkrete Beschlussgegenstände:

1. Eröffnung, Versammlungsleitung und Protokollführung
2. Tätigkeits- und Kassenbericht
3. Konkreter Antrag / Wortlaut: ____________________________________
4. Gegebenenfalls Wahl / genaue Ämter: ______________________________
5. Weitere angekündigte Beschlussgegenstände: ______________________
6. Abschluss

Bei hybrider oder virtueller Teilnahme: Ausübung von Rede-, Antrags- und Stimmrechten, Zugang und technische Kontaktstelle beschreiben: ______________

__________________________________________________________________

Einladungsfrist, Tagesordnung und Zulässigkeit der Teilnahmeform anhand der beschlossenen Satzung prüfen. Der Satzungsentwurf verlangt mindestens 14 Tage zwischen Zugang und Versammlung, jeweils ohne Zugangstag und Versammlungstag.

V-02 / Versammlungsprotokoll

Datum / Ort / Beginn / Ende: ______________________________________

Versammlungsleitung / Protokollführung: ____________________________

Ordnungsgemäße Einladung / Teilnahmeform festgestellt: _____________

Zahl stimmberechtigter Anwesender: _________________________________

Tagesordnung: ____________________________________________________

Bericht über Tätigkeit und Kassenstand: ____________________________

Beschlussgegenstand / genauer Beschlusswortlaut: ___________________

__________________________________________________________________

Stimmen: Ja _____ Nein _____ Enthaltungen _____ Ungültig _____

Ergebnis / Besonderheiten bei Stimmverboten: _______________________

Aufgaben / zuständige Person / Frist: ______________________________

Unterschrift Versammlungsleitung: _________________________________

Unterschrift Protokollführung: ____________________________________

Für weitere Beschlüsse einen weiteren Abschnitt mit Wortlaut und Ergebnis anfügen. Personenbezogene Anwesenheitslisten getrennt und intern aufbewahren.

V-03 / Wahlfeststellung und Wahlannahme

Versammlung / Datum / Tagesordnungspunkt: __________________________

Zu besetzendes Amt / satzungsmäßige Amtszeit: ______________________

Kandidierende Person / Zustimmung zur Kandidatur: __________________

Wahlverfahren / Zahl stimmberechtigter Teilnehmender: _______________

Stimmen: Ja _____ Nein _____ Enthaltungen _____ Ungültig _____

Wahlergebnis / erforderliche Mehrheit erreicht: ____________________

Annahme der Wahl erklärt durch / am: ______________________________

Beginn und Ende der Amtszeit nach Satzung: _________________________

Festgestellt durch / Verweis auf unterzeichnetes Protokoll: ________

Für jede zu wählende Person gesondert verwenden. Keine Wahlannahme aus Schweigen ableiten. Vertretungsbefugnis ergibt sich aus der beschlossenen Satzung, nicht aus diesem Vordruck.

G-01 / Feststellung des Laternenbestands zur Gründung

Gründungsversammlung am / Ort: ____________________________________

Mitwirkende Personen, Anzahl: _____________________________________

Mitgebrachte Laternen, Anzahl: ____________________________________

Gemeinschaftlich zugeordnete Laternen / Zuordnung intern: ___________

Festgestellter Fehlbestand: _______________________________________

Sichtprüfung vorhandener Leuchtmittel / Vermerk: ___________________

Späterer Nachweis / Datum, sofern vorgelegt: _______________________

Bestand festgestellt durch / Datum: _______________________________

Vermerk im Gründungsprotokoll unter: _______________________________

Ein Fehlbestand berührt Teilnahme- und Stimmrechte, Gründungswillen und ordnungsgemäß gefasste Beschlüsse nicht. Die Laternen bleiben im jeweiligen Eigentum. Offene Flammen werden nicht angeordnet.

K-01 / Einnahmen- und Ausgabenbeleg

Belegnummer / Datum: ______________________________________________

Einnahme / Ausgabe / Betrag: ______________________________________

Zahlende oder empfangende Stelle, nur soweit erforderlich: __________

Vereinszweck / Anlass / zugehörige Bewilligung: _____________________

Zahlungsweg / Zahlungsdatum: ______________________________________

Beleg beigefügt / interne Ablage: __________________________________

Erfasst durch / Datum: ____________________________________________

Die fortlaufende Belegsammlung bildet die Grundlage des jährlichen Kassenberichts. Auch bei fehlenden Umsätzen wird der tatsächliche Kassenstand berichtet. Zahlungsdaten verbleiben in der internen Ablage.