# Vordruckverzeichnis und Verwaltungsunterlagen **Stöppken-St.-Martin-Sonderstab für Sicherheit und Spazierordnung n. e. V.** Arbeitsstand: 15. Oktober 2026. Unausgefüllte Vorlagen zu einem nicht beschlossenen Satzungsentwurf. Keine Vorlage belegt einen tatsächlichen Antrag, eine Aufnahme, einen Beschluss oder eine Vereinsgründung. Formulare nach dem tatsächlichen Satzungsbeschluss abgleichen. Ausgefüllte Unterlagen und personenbezogene Angaben ausschließlich intern verwahren. ## Vordruckverzeichnis - A-01 Aufnahmeantrag und A-02 Aufnahmeentscheidung: gesondertes Dokument „Antrag auf Aufnahme“ - A-03 Austrittserklärung und Eingangsbestätigung - A-04 Vermerk über den Abschiedsvers - S-01 Sachantrag und Beschlussvermerk - F-01 Ausgabenantrag und Bewilligung - F-02 Antrag auf Auslagenerstattung - V-01 Einladung zur Mitgliederversammlung - V-02 Versammlungsprotokoll - V-03 Wahlfeststellung und Wahlannahme - G-01 Feststellung des Laternenbestands zur Gründung - K-01 Einnahmen- und Ausgabenbeleg - Die gesonderten Gründungsvorlagen umfassen Tagesordnung, Vorbereitungscheck und Gründungsprotokoll. Einladung zur Gründung und Anwesenheitsliste bleiben interne Leervorlagen. Aktenzeichen dienen der Zuordnung. Ihr Fehlen macht eine ansonsten wirksame Erklärung nicht unwirksam. Inhaltlich gleichwertige Erklärungen in der erforderlichen Form bleiben zulässig. Ein interner Bewilligungsvermerk ersetzt keine Vertretungsmacht und schließt gesetzliche Haftung nicht aus. ## A-03 / Austrittserklärung und Eingangsbestätigung Name des Mitglieds: _______________________________________________ Kontakt für die Bestätigung: ______________________________________ Hiermit erkläre ich meinen Austritt aus dem Verein zum nächstmöglichen satzungsmäßigen Zeitpunkt. Abweichender gewünschter Termin, soweit zulässig: ____________________ Datum / Name der erklärenden Person: ______________________________ Übermittlung in Textform an Vorstandsmitglied: ____________________ Vom Vorstand auszufüllen: Zugang der Erklärung am __________________ Berechneter Vollmondtermin einschließlich Uhrzeit: ________________ Verwendete astronomische Quelle: __________________________________ Ablauf der Höchstfrist / wirksamer Austrittstermin: _________________ Bestätigung versandt am / durch: __________________________________ Die Bestätigung und die Erfüllung der Abschiedspflicht sind keine Wirksamkeitsvoraussetzungen. Fristlose Beendigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Die konkrete Vollmondregel ist im Entwurf noch rechtlich zu prüfen. ## A-04 / Vermerk über den Vortrag des Abschiedsverses Name des austrittswilligen Mitglieds: ______________________________ Datum / Art des persönlichen Vortrags: _____________________________ Empfangendes Mitglied: ____________________________________________ Auswendig und ohne Hilfe vorgetragen: Ja / Nein / nicht feststellbar Vermerk durch / Datum: ____________________________________________ Der Wortlaut ist § 4 des Satzungsentwurfs zu entnehmen. Dieser Vermerk ist keine Vorlage für den Vortrag. Gründe für einen Entfall, Gesundheitsangaben, Diagnosen und Nachweise werden weder abgefragt noch dokumentiert. Ein fehlender Vortrag oder Vermerk verschiebt den Austritt nicht und begründet keine Geldforderung. ## S-01 / Sachantrag und Beschlussvermerk Antragstellende Person / Datum: ___________________________________ Gegenstand: ______________________________________________________ Beantragter Beschluss, genauer Wortlaut: __________________________ __________________________________________________________________ Begründung / gegebenenfalls finanzielle Auswirkungen: ______________ __________________________________________________________________ Zuständiges Organ / Beratungstermin: _______________________________ Beschlusswortlaut / Änderungen: ___________________________________ Stimmen: Ja _____ Nein _____ Enthaltungen _____ Ungültig _____ Ergebnis / Dokumentation im Protokoll unter: _______________________ Zuständige Person / Frist für Umsetzung: ___________________________ Dieser Vordruck ersetzt weder eine erforderliche Einladung mit Tagesordnung noch eine satzungsmäßige Mehrheit. ## F-01 / Ausgabenantrag und Bewilligung Antragstellende Person / Datum: ___________________________________ Vorgesehene Beschaffung oder Ausgabe: ______________________________ Bezug zur jährlichen Begleitung des Martinszugs oder Verwaltung: ____ __________________________________________________________________ Voraussichtlicher Gesamtbetrag / Finanzierung: _____________________ Geeigneter vorhandener Gegenstand geprüft / Ergebnis: ______________ Bewilligter Mittelrahmen / zugrunde liegender Beschluss: ___________ Zuständiges Organ / Entscheidungsdatum: ____________________________ Bewilligt / abgelehnt / zurückgestellt: ____________________________ Höchstbetrag / Bedingungen: _______________________________________ Beauftragte vertretungsberechtigte Person: _________________________ Vor Bewilligung keine Zahlungspflicht eingehen. Ohne bewilligten Mittelrahmen ist nach dem Entwurf ein Beschluss der Mitgliederversammlung erforderlich. Gesetzliche Stimmverbote und Vertretungsregeln beachten. ## F-02 / Antrag auf Auslagenerstattung Antragstellende Person / Datum: ___________________________________ Anlass / vorherige Bewilligung vom: ________________________________ Belegnummer / Belegdatum / Betrag: _________________________________ Zweck der Ausgabe: ________________________________________________ Gesamtbetrag / Anzahl beigefügter Belege: __________________________ Zahlungsdaten, ausschließlich intern: ______________________________ Entscheidendes Organ / Datum / Stimmverbote berücksichtigt: _________ Bewilligter Erstattungsbetrag / Begründung bei Abweichung: __________ Auszahlung am / Zahlungsnachweis: __________________________________ Geprüft und dokumentiert durch: ___________________________________ Keine Entscheidung über ein Rechtsgeschäft mit sich selbst entgegen einem gesetzlichen Stimmverbot. Die Vorlage begründet keinen automatischen Erstattungsanspruch. ## V-01 / Einladung zur Mitgliederversammlung **Vor Versand vollständig ausfüllen. Nicht versandfertig.** Einladender Vorstand / Kontakt: ___________________________________ Art: ordentlich / außerordentlich / hybrid / zulässige virtuelle Form Datum / Uhrzeit / Ort oder Zugang: _________________________________ Einladung übermittelt am / Versandweg: _____________________________ Rechtzeitiger Zugang für alle Mitglieder geprüft durch: ____________ Vorgesehene Tagesordnung und konkrete Beschlussgegenstände: 1. Eröffnung, Versammlungsleitung und Protokollführung 2. Tätigkeits- und Kassenbericht 3. Konkreter Antrag / Wortlaut: ____________________________________ 4. Gegebenenfalls Wahl / genaue Ämter: ______________________________ 5. Weitere angekündigte Beschlussgegenstände: ______________________ 6. Abschluss Bei hybrider oder virtueller Teilnahme: Ausübung von Rede-, Antrags- und Stimmrechten, Zugang und technische Kontaktstelle beschreiben: ______________ __________________________________________________________________ Einladungsfrist, Tagesordnung und Zulässigkeit der Teilnahmeform anhand der beschlossenen Satzung prüfen. Der Satzungsentwurf verlangt mindestens 14 Tage zwischen Zugang und Versammlung, jeweils ohne Zugangstag und Versammlungstag. ## V-02 / Versammlungsprotokoll Datum / Ort / Beginn / Ende: ______________________________________ Versammlungsleitung / Protokollführung: ____________________________ Ordnungsgemäße Einladung / Teilnahmeform festgestellt: _____________ Zahl stimmberechtigter Anwesender: _________________________________ Tagesordnung: ____________________________________________________ Bericht über Tätigkeit und Kassenstand: ____________________________ Beschlussgegenstand / genauer Beschlusswortlaut: ___________________ __________________________________________________________________ Stimmen: Ja _____ Nein _____ Enthaltungen _____ Ungültig _____ Ergebnis / Besonderheiten bei Stimmverboten: _______________________ Aufgaben / zuständige Person / Frist: ______________________________ Unterschrift Versammlungsleitung: _________________________________ Unterschrift Protokollführung: ____________________________________ Für weitere Beschlüsse einen weiteren Abschnitt mit Wortlaut und Ergebnis anfügen. Personenbezogene Anwesenheitslisten getrennt und intern aufbewahren. ## V-03 / Wahlfeststellung und Wahlannahme Versammlung / Datum / Tagesordnungspunkt: __________________________ Zu besetzendes Amt / satzungsmäßige Amtszeit: ______________________ Kandidierende Person / Zustimmung zur Kandidatur: __________________ Wahlverfahren / Zahl stimmberechtigter Teilnehmender: _______________ Stimmen: Ja _____ Nein _____ Enthaltungen _____ Ungültig _____ Wahlergebnis / erforderliche Mehrheit erreicht: ____________________ Annahme der Wahl erklärt durch / am: ______________________________ Beginn und Ende der Amtszeit nach Satzung: _________________________ Festgestellt durch / Verweis auf unterzeichnetes Protokoll: ________ Für jede zu wählende Person gesondert verwenden. Keine Wahlannahme aus Schweigen ableiten. Vertretungsbefugnis ergibt sich aus der beschlossenen Satzung, nicht aus diesem Vordruck. ## G-01 / Feststellung des Laternenbestands zur Gründung Gründungsversammlung am / Ort: ____________________________________ Mitwirkende Personen, Anzahl: _____________________________________ Mitgebrachte Laternen, Anzahl: ____________________________________ Gemeinschaftlich zugeordnete Laternen / Zuordnung intern: ___________ Festgestellter Fehlbestand: _______________________________________ Sichtprüfung vorhandener Leuchtmittel / Vermerk: ___________________ Späterer Nachweis / Datum, sofern vorgelegt: _______________________ Bestand festgestellt durch / Datum: _______________________________ Vermerk im Gründungsprotokoll unter: _______________________________ Ein Fehlbestand berührt Teilnahme- und Stimmrechte, Gründungswillen und ordnungsgemäß gefasste Beschlüsse nicht. Die Laternen bleiben im jeweiligen Eigentum. Offene Flammen werden nicht angeordnet. ## K-01 / Einnahmen- und Ausgabenbeleg Belegnummer / Datum: ______________________________________________ Einnahme / Ausgabe / Betrag: ______________________________________ Zahlende oder empfangende Stelle, nur soweit erforderlich: __________ Vereinszweck / Anlass / zugehörige Bewilligung: _____________________ Zahlungsweg / Zahlungsdatum: ______________________________________ Beleg beigefügt / interne Ablage: __________________________________ Erfasst durch / Datum: ____________________________________________ Die fortlaufende Belegsammlung bildet die Grundlage des jährlichen Kassenberichts. Auch bei fehlenden Umsätzen wird der tatsächliche Kassenstand berichtet. Zahlungsdaten verbleiben in der internen Ablage.